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Version 1.0 · valable pour la plateforme helferliste.ch et tous les sous-domaines des associations (*.helferliste.ch). Cette déclaration informe sur le traitement des données personnelles selon la loi fédérale suisse révisée sur la protection des données (nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) ainsi que, dans la mesure où il s’applique, le règlement général de l’UE sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679, « RGPD »). L’application et l’ensemble des données sont hébergés en Suisse (Infomaniak).
Le responsable au sens de l’art. 5 let. j nLPD, respectivement de l’art. 4 ch. 7 RGPD, pour le traitement du côté de la plateforme est :
Sandro Egloff
Eichenweg 9
8134 Adliswil
Suisse
E-mail : kontakt@helferliste.ch
Un conseiller à la protection des données ou un représentant dans l’UE/en Suisse n’est pas requis par la loi et n’a pas été désigné.
Helferliste est une application logicielle multi-clients fournie comme service. Pour les traitements attribués à une association (évènements, inscriptions de bénévoles, présences, données de membres), l’association concernée est responsable du traitement de manière autonome ; l’exploitant traite ces données à ce titre comme sous-traitant (art. 9 nLPD, art. 28 RGPD), sur mandat et selon les instructions de l’association. Pour l’exploitation de la plateforme elle-même (comptes, sécurité, facturation, communication), l’exploitant est responsable du traitement. Pour les droits des personnes concernées relatifs à une association, l’interlocuteur premier est l’association.
Les « données personnelles » sont toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. « Traiter » englobe toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés (collecte, conservation, utilisation, communication, effacement). La « personne concernée » est la personne physique sur laquelle portent les données. Ces notions correspondent à l’art. 5 nLPD, respectivement à l’art. 4 RGPD.
| Catégorie | Données | But | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|---|
| Inscription de bénévoles | Prénom/nom, e-mail, postes et créneaux choisis, horodatage, statut de présence | Organisation et déroulement des engagements, courriels de confirmation et de rappel | Contrat / mesures précontractuelles, respectivement intérêt légitime de l’association (art. 6 al. 1 let. b/f RGPD ; art. 31 nLPD) | jusqu’à la clôture et au suivi de l’évènement, ensuite effacement ou anonymisation |
| Liste des membres | Nom, e-mail, téléphone (facultatif) | Attribution et invitation récurrentes de bénévoles par l’association | intérêt légitime / affiliation à l’association | jusqu’à l’effacement par l’association |
| Comptes d’administration | E-mail, rôle, mot de passe haché, attributions d’évènements | Authentification et gestion des droits (administration de l’association / comité d’organisation / exploitant) | contrat / intérêt légitime (sécurité) | jusqu’à la suppression du compte |
| Données d’association et de facturation | Nom de l’association, personne de contact, adresse, e-mail de facturation, plan/abonnement | Exécution du contrat, assistance et facturation | contrat ; obligations légales de conservation | 10 ans pour les pièces comptables (art. 958f CO), sinon jusqu’à la fin du contrat |
| Demandes de contact | Nom, e-mail, message | Réponse et traitement de la demande | intérêt légitime / consentement | jusqu’au traitement, ensuite conservation usuelle |
| Données techniques | Journaux du serveur (IP, horodatage, agent utilisateur), cookies techniquement nécessaires, stockage local du navigateur | Exploitation, stabilité, sécurité informatique, défense contre les abus et les erreurs | intérêt légitime à une exploitation sûre (art. 6 al. 1 let. f RGPD) | à court terme, puis effacement automatique |
Aucune donnée personnelle sensible (art. 5 let. c nLPD) n’est collectée activement. Les bénévoles sont invités à ne pas inscrire d’indications sensibles dans les champs de texte libre.
Pour fournir le service, nous recourons à des sous-traitants soigneusement sélectionnés, contractuellement tenus à la confidentialité, à des mesures techniques et organisationnelles et au respect des instructions (contrat de sous-traitance selon l’art. 9 nLPD / art. 28 RGPD) :
| Prestataire | But | Siège / région |
|---|---|---|
| Infomaniak Network SA | Hébergement de l’application et de la base de données (centres de calcul en Suisse) | Suisse |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi de courriels transactionnels (confirmation, rappel, invitation, contact, rapports) | France (UE) |
Toute communication supplémentaire à des tiers n’a lieu que si elle est nécessaire à l’exécution du contrat, si une obligation légale l’exige ou si un consentement existe. Aucune donnée personnelle n’est vendue.
L’application et la base de données sont hébergées exclusivement en Suisse (Infomaniak, centres de calcul en Suisse). Les données personnelles restent ainsi en principe en Suisse et sont soumises au droit suisse de la protection des données. Un traitement dans l’EEE n’a lieu que pour l’envoi de courriels transactionnels via Brevo (France). Des garanties appropriées existent pour cette communication – notamment des clauses types de protection des données ou une décision d’adéquation ; du point de vue suisse, l’EEE est considéré comme offrant un niveau de protection adéquat (art. 16 s. nLPD, art. 44 ss RGPD). Une copie des garanties peut être demandée au responsable.
Nous utilisons exclusivement des cookies techniquement nécessaires : un cookie d’accès signé pour la page des bénévoles ainsi qu’un cookie de session pour la connexion à l’administration (HttpOnly, SameSite=Lax, Secure en HTTPS). En outre, le stockage local du navigateur conserve les inscriptions qui vous appartiennent ainsi que votre dernier affichage utilisé – ces données restent sur votre appareil. Aucun cookie de suivi, de mesure d’audience ou de publicité n’est utilisé ; aucun consentement (bandeau cookies) n’est donc requis.
Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire aux buts indiqués ou tant que des obligations légales de conservation subsistent (p. ex. conservation des pièces comptables). Elles sont ensuite effacées ou anonymisées. Les bénévoles peuvent modifier ou supprimer leurs inscriptions en tout temps au moyen du lien figurant dans le courriel de confirmation.
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 8 nLPD, art. 32 RGPD) : transmission exclusivement chiffrée via TLS/HTTPS ; les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, mais uniquement sous forme de hachage cryptographique (scrypt avec sel) ; séparation stricte des données par association ; contrôle d’accès fondé sur les rôles ; jetons d’accès signés et limités dans le temps. Une sécurité absolue de la transmission sur Internet ne peut toutefois pas être garantie.
Dans le cadre du droit applicable, vous disposez notamment des droits suivants :
Une communication sans forme à kontakt@helferliste.ch suffit pour exercer ces droits. Afin d’éviter les abus, nous pouvons exiger une preuve d’identité. Pour les données liées à une association, adressez-vous en priorité à l’association concernée.
Sans préjudice d’autres voies de droit, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de surveillance – en Suisse auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), dans l’UE auprès de l’autorité de contrôle compétente de votre lieu de séjour.
Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques (art. 21 nLPD, art. 22 RGPD) ni aucun profilage à des fins publicitaires n’ont lieu. Les données personnelles ne sont pas utilisées à des fins de publicité directe.
L’application s’adresse aux associations et à leurs bénévoles. Si des mineurs s’inscrivent comme bénévoles, cela relève de la responsabilité de l’association ; le cas échéant, l’accord des représentants légaux doit être obtenu.
La présente déclaration peut être adaptée en cas de modification de la situation juridique ou des fonctions. La version publiée sur cette page fait foi.
Cette déclaration existe en plusieurs langues. En cas de divergence, la version allemande fait foi.