Helferliste Team · August 2026 · 7 Min. Lesezeit · Lire en français · Read in English · Leggi in italiano

Kasse am Vereinsfest: Bargeld, Bons und Abrechnung im Griff

Der Schichtplan steht, die Helfer sind eingeteilt – und dann liegt an der Bar ein Blatt Papier mit Strichen darauf. Am Sonntagabend sitzt der Kassier vor einer Kasse, die 40 Franken zu wenig hat, und niemand weiss, wo sie geblieben sind. Dieser Beitrag zeigt, was eine Kasse am Vereinsfest wirklich leisten muss.

Eine Festkasse ist kein Ladenkassensystem im Kleinformat. Sie steht auf einem Bierzelttisch, wird von wechselnden Freiwilligen bedient, die zwei Minuten Einführung bekommen haben, und arbeitet dort, wo das Handynetz zusammenbricht. Wer das ignoriert und die Kasse aus dem Detailhandel kopiert, hat am Fest ein Problem.

Was eine Kasse am Fest leisten muss

Bevor du dich für Zettel, Tabelle oder App entscheidest: Diese fünf Punkte entscheiden darüber, ob die Abrechnung am Ende aufgeht.

• In zwei Minuten erklärbar – die Person an der Bar wechselt alle vier Stunden. Was eine Schulung braucht, wird am Fest nicht benutzt.
• Ohne Netz funktionsfähig – auf dem Festgelände mit tausend Besuchern bricht der Empfang ein. Eine Kasse, die dann stillsteht, kostet Umsatz.
• Getrennt pro Verkaufsstelle – Bar, Grill und Kaffeestand rechnen einzeln ab. Ein gemeinsamer Topf verwischt jede Differenz.
• Gratis-Bons mit Gegenwert – die Helferverpflegung ist kein Umsatz, aber sie kostet den Verein Geld. Beides muss sichtbar bleiben.
• Nachvollziehbar am Montag – wer was wann gebucht hat, muss noch am nächsten Tag lesbar sein, nicht nur im Kopf des Barchefs.

Bargeld: Anfangsbestand, Wechselgeld, Abschöpfen

Der häufigste Fehler passiert vor dem ersten Verkauf. Wer die Kasse mit drei Fünfzigernoten bestückt, kann die ersten zwanzig Gäste nicht bedienen, die mit einem Zwanziger für ein Bier zu vier Franken zahlen.

Wie viel Wechselgeld gehört in die Kasse?

Als Faustregel: 150 bis 300 Franken pro Kasse, davon der grösste Teil in 1-, 2- und 5-Franken-Stücken sowie Zehnernoten. Bei Preisen in ganzen und halben Franken brauchst du kaum Kleingeld unter 50 Rappen – ein guter Grund, die Preisliste von Anfang an in Fünfzig-Rappen-Schritten zu halten. Das spart Rechnen, Zeit und Streit.

Abschöpfen, wenn zu viel Bargeld in der Schublade liegt

Nach vier Stunden Hochbetrieb liegen an der Bar schnell zweitausend Franken. Das gehört nicht in eine offene Kiste neben dem Zapfhahn. Übliche Praxis: Sobald ein festgelegter Betrag überschritten wird, nimmt der Kassier einen Teil heraus, notiert Betrag, Uhrzeit und beide Namen und bringt das Geld in den Tresor.

Entscheidend ist, dass diese Entnahme in der Abrechnung auftaucht. Sonst fehlen am Schluss exakt die abgeschöpften 1500 Franken, und die halbe Nacht geht für die Suche drauf. Eine brauchbare Festkasse kennt deshalb nicht nur Verkäufe, sondern auch Einlagen und Entnahmen.

Gratis-Helferbons richtig verbuchen

Fast jeder Verein gibt seinen Helfern Bons für Essen und Getränke. Buchhalterisch ist das kein Verkauf – aber es ist auch nicht nichts. Die Bratwurst kostet den Verein den Einkaufspreis, und der Vorstand will am Schluss wissen, wie teuer die Helferverpflegung war.

Die saubere Lösung: Der Bon läuft als eigener Vorgang durch die Kasse, mit dem normalen Listenpreis daneben. Die Kasse bleibt bei null Einnahmen, und trotzdem steht am Schluss eine Zahl da: „Helferverpflegung 1240 Franken zum Listenpreis." Wer stattdessen einen Artikel zum Preis null anlegt, verliert genau diese Zahl.

Die Küche braucht keine zweite Kasse

Am Grill und in der Küche wird nicht kassiert, dort wird gearbeitet. Trotzdem muss dort ankommen, was an der Kasse bestellt wurde – und heute läuft das meist über Zuruf, Zettel oder eine Person, die zwischen Kasse und Küche hin und her rennt.

Ein einfacher Bildschirm in der Küche, auf dem jede Bestellung erscheint, löst das ohne zusätzliche Kasse. Wichtig dabei: Die Küche muss einzelne Positionen abhaken können, nicht nur ganze Bestellungen. Wenn die Pommes fertig sind und die Bratwurst noch brät, ist das ein halber Bon – und genau daran scheitern viele Systeme.

Offene Bons und Bedienung am Tisch

Sobald Service an den Tisch kommt, reicht „bestellen und sofort zahlen" nicht mehr. Der Gast bestellt um acht eine Runde, um neun die nächste, und zahlt am Schluss alles zusammen – womöglich bei einer anderen Kasse als der, die aufgenommen hat.

Wer das mit Zetteln löst, verliert Bons. Wer es digital löst, muss darauf achten, dass ein offener Tisch nur einmal kassiert werden kann. Doppelt kassierte Tische sind der schnellste Weg zu einem verärgerten Gast.

Nach dem Fest: der Kassensturz

Die eigentliche Arbeit des Kassiers beginnt, wenn die letzten Gäste gehen. Für jede Kasse und jede Schicht braucht er vier Zahlen:

• Anfangsbestand – was zu Beginn in der Kasse lag.
• Umsatz – was verkauft wurde, ohne Gratis-Bons.
• Ein- und Entnahmen – abgeschöpftes Geld, nachgelegtes Wechselgeld.
• Gezähltes Bargeld – was tatsächlich in der Schublade liegt.

Die Differenz zwischen Soll und Gezähltem ist die einzige Zahl, die den Vorstand wirklich interessiert. Kleine Abweichungen sind normal – irgendwo wird falsch herausgegeben. Erst wenn niemand mehr erklären kann, woher eine Differenz kommt, wird es unangenehm. Genau deshalb lohnt sich die Trennung nach Schicht: Eine Differenz von 30 Franken in einer bestimmten Schicht ist ein Hinweis, eine Differenz von 30 Franken über das ganze Fest ist Rauschen.

Muss der Verein auf den Festumsatz Steuern zahlen?

Für die Mehrwertsteuer gilt eine Umsatzgrenze. Ehrenamtlich geführte, nicht gewinnstrebige Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen sind bis 250 000 Franken Jahresumsatz von der Steuerpflicht befreit; für alle übrigen liegt die Grenze bei 100 000 Franken. Die meisten Vereinsfeste bleiben deutlich darunter, weshalb die Kasse ohne Steuersätze auskommt.

Sicher ist das aber nur, wer die eigenen Zahlen kennt – und ein Verein mit mehreren grossen Anlässen im Jahr kommt der Grenze näher, als er denkt. Im Zweifelsfall klärt das der Kassier mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung, bevor das Fest stattfindet, nicht danach.

Zettel, Tabelle oder App?

Für einen Kuchenstand am Quartierfest ist eine Kasse mit Strichliste völlig in Ordnung. Ab zwei Verkaufsstellen, wechselnden Schichten und ein paar tausend Franken Umsatz kippt das Verhältnis: Der Aufwand für die Rekonstruktion am Montag wird grösser als der Aufwand, es am Freitag richtig aufzusetzen.

Wenn ihr euren Schichtplan ohnehin digital führt, liegt es nahe, die Kasse an denselben Anlass zu hängen: dieselben Verkaufsstellen, dieselben Schichten, eine Abrechnung. Genau so funktioniert die Anlasskasse der Helferliste – sie bucht auch ohne Empfang weiter, zeigt der Küche jede Bestellung und rechnet am Schluss je Kassenschicht ab. Ausprobieren lässt sie sich im Demo-Verein, ohne Anmeldung.

Was ihr auch wählt: Legt vorher fest, wer den Anfangsbestand zählt, wer abschöpfen darf und wer am Schluss abrechnet. Diese drei Namen retten mehr Abende als jede Software.